Beglaubigung

Beglaubigung, Beurkundung, Bescheinigung

Die drei Begriffe werden im Alltag vermischt, meinen aber Verschiedenes. Die Beglaubigung bestätigt eine äussere Tatsache: dass eine Unterschrift echt ist oder dass eine Kopie mit dem Original übereinstimmt. Über den Inhalt des Dokuments sagt sie nichts aus. Die öffentliche Beurkundung geht deutlich weiter: Die Urkundsperson stellt den Willen der Beteiligten fest, belehrt über die Folgen und verantwortet den Inhalt der Urkunde — sie ist für Geschäfte wie Grundstückkauf, Ehe- und Erbvertrag vorgeschrieben und auf der Seite Notariat beschrieben. Die Bescheinigung schliesslich bestätigt einen Sachverhalt, etwa dass eine Person lebt oder an einem bestimmten Ort wohnt.

Wer ein Formular vor sich hat, findet die Antwort meist im Text selbst: «Unterschrift amtlich beglaubigen» verlangt eine Beglaubigung, «öffentlich zu beurkunden» eine Beurkundung. Im Zweifel klären wir das vorab am Telefon, damit Sie nicht zweimal kommen müssen.

Wie eine Beglaubigung abläuft

Sie bringen das ausgefüllte, noch nicht unterzeichnete Dokument und einen gültigen Ausweis mit. Wir stellen Ihre Identität fest, Sie unterschreiben in unserer Gegenwart, und wir setzen den Beglaubigungsvermerk mit Datum, Siegel und Unterschrift darunter. Haben Sie bereits unterschrieben, genügt es, dass Sie die Unterschrift ausdrücklich als die Ihre anerkennen. Für Kopien vergleichen wir Kopie und Original. Der ganze Vorgang dauert in der Regel wenige Minuten.

Handeln Sie für eine Gesellschaft oder einen Verein, prüfen wir zusätzlich Ihre Vertretungsbefugnis — mit Handelsregisterauszug, Statuten oder Vollmacht. Das ist der häufigste Grund, weshalb ein Termin nicht sofort abgeschlossen werden kann.

Beglaubigung für das Ausland

Soll ein Schweizer Dokument im Ausland verwendet werden, ist oft eine Überbeglaubigung durch die kantonale Staatskanzlei nötig: als Apostille für die Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens von 1961, sonst als Legalisation über die Bundeskanzlei und die zuständige Botschaft. Zwingend ist das aber nicht in jedem Fall — ob Apostille, Legalisation oder gar keine Zusatzbestätigung verlangt wird, entscheidet die empfangende Stelle im Verwendungsstaat, und einzelne Staatsverträge sehen Erleichterungen vor. Klären Sie das dort vorgängig ab. Wir stellen die Beglaubigung so aus, dass sie diesen Weg durchläuft, und organisieren die Überbeglaubigung auf Wunsch für Sie. Für fremdsprachige Dokumente organisieren wir zudem die Übersetzung.

Elektronische Beglaubigung

Immer mehr Register und Behörden arbeiten papierlos. Die elektronische Beglaubigung entspricht inhaltlich der Papierform, entsteht aber als PDF mit qualifizierter elektronischer Signatur und Zeitstempel nach dem Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES). Das Verfahren richtet sich nach der Verordnung über die elektronische öffentliche Beurkundung (EÖBV); ausstellen darf sie nur eine Urkundsperson, die im eidgenössischen Register der Urkundspersonen (UPReg) eingetragen ist. Wichtig ist dabei ein Punkt, der oft übersehen wird: Das Original ist die Datei. Ein Ausdruck ist nur eine Kopie und verliert die Beweiskraft der Signatur. Ob wir Ihr Dokument selbst elektronisch beglaubigen oder den Weg über eine eingetragene Urkundsperson organisieren, klären wir vorab am Telefon.

Wo wir beglaubigen

Welche Urkundsperson wo beglaubigen darf, ist kantonal geregelt, und die Befugnis endet an der Kantonsgrenze. Bei uns heisst das: Im Kanton St. Gallen beglaubigen unsere öffentlichen Notarinnen und Notare am Hauptsitz in Wil SG. Im Kanton Appenzell Ausserrhoden ist Manuel Steuri als dort zugelassene Urkundsperson tätig und beglaubigt am Standort Teufen. Im Kanton Zürich beglaubigen die staatlichen Notariate und die Gemeinden; an unserem Zürcher Standort bereiten wir Ihr Dokument vor, die Beglaubigung selbst erfolgt in Wil, in Teufen oder beim zuständigen Zürcher Notariat. Rufen Sie uns an — wir sagen Ihnen in einem Satz, wo Sie am schnellsten zum Ziel kommen.