Beglaubigung

Beglaubigung, Beurkundung, Bescheinigung

Die drei Begriffe werden im Alltag vermischt, meinen aber Verschiedenes. Die Beglaubigung bestätigt eine äussere Tatsache: dass eine Unterschrift echt ist oder dass eine Kopie mit dem Original übereinstimmt. Über den Inhalt des Dokuments sagt sie nichts aus. Die öffentliche Beurkundung geht deutlich weiter: Die Urkundsperson stellt den Willen der Beteiligten fest, belehrt über die Folgen und verantwortet den Inhalt der Urkunde — sie ist für Geschäfte wie Grundstückkauf, Ehe- und Erbvertrag vorgeschrieben und auf der Seite Notariat beschrieben. Die Bescheinigung schliesslich bestätigt einen Sachverhalt, etwa dass eine Person lebt oder an einem bestimmten Ort wohnt.

Wer ein Formular vor sich hat, findet die Antwort meist im Text selbst: «Unterschrift amtlich beglaubigen» verlangt eine Beglaubigung, «öffentlich zu beurkunden» eine Beurkundung. Im Zweifel klären wir das vorab am Telefon, damit Sie nicht zweimal kommen müssen.

Wie eine Beglaubigung abläuft

Sie bringen das ausgefüllte, noch nicht unterzeichnete Dokument und einen gültigen Ausweis mit. Wir stellen Ihre Identität fest, Sie unterschreiben in unserer Gegenwart, und wir setzen den Beglaubigungsvermerk mit Datum, Siegel und Unterschrift darunter. Haben Sie bereits unterschrieben, genügt es, dass Sie die Unterschrift ausdrücklich als die Ihre anerkennen. Für Kopien vergleichen wir Kopie und Original. Der ganze Vorgang dauert in der Regel wenige Minuten.

Handeln Sie für eine Gesellschaft oder einen Verein, prüfen wir zusätzlich Ihre Vertretungsbefugnis — mit Handelsregisterauszug, Statuten oder Vollmacht. Das ist der häufigste Grund, weshalb ein Termin nicht sofort abgeschlossen werden kann.

Beglaubigung für das Ausland

Soll ein Schweizer Dokument im Ausland verwendet werden, reicht die Beglaubigung allein nicht. Nötig ist zusätzlich die Überbeglaubigung durch die kantonale Staatskanzlei: als Apostille für die Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens von 1961, sonst als Legalisation über die Bundeskanzlei und die zuständige Botschaft. Wir stellen die Beglaubigung so aus, dass sie diesen Weg durchläuft, und organisieren die Überbeglaubigung auf Wunsch für Sie. Für fremdsprachige Dokumente organisieren wir zudem die Übersetzung.

Elektronische Beglaubigung

Immer mehr Register und Behörden arbeiten papierlos. Die elektronische Beglaubigung entspricht inhaltlich der Papierform, entsteht aber als PDF mit qualifizierter elektronischer Signatur und Zeitstempel nach dem Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES). Wichtig ist dabei ein Punkt, der oft übersehen wird: Das Original ist die Datei. Ein Ausdruck ist nur eine Kopie und verliert die Beweiskraft der Signatur.

Wo wir beglaubigen

Beglaubigungen nehmen wir an unserem Hauptsitz in Wil SG vor; für unsere weiteren Standorte klären wir vorab, was dort möglich ist. Welche Urkundspersonen wo tätig sein dürfen, ist kantonal geregelt und in den Kantonen St. Gallen, Appenzell Ausserrhoden und Zürich unterschiedlich ausgestaltet. Rufen Sie uns an — wir sagen Ihnen in einem Satz, wo Sie am schnellsten zum Ziel kommen.